Kolik času denně ztrácíte kvůli špatnému IT (a ani o tom nevíte)
„Pošli mi to znovu.“
„Kde to vlastně je?“
„Mně nejde tiskárna…“
„Jaké je heslo do toho portálu?“
Každodenní věty, které bereme jako normu. Přitom by vůbec normální být neměly, ikdyž je to drobnost na pár minut, ale právě tyhle drobnosti způsobují největší ztráty času ve firmách. Přidejte k tomu velký počet zaměstnanců a rutinu, dostaneme se na zajímavá čísla.
Většina firem dnes nemá problém s tím, že by neměla technologie. Má jich dost. Často až moc.
Problém je, že nefungují tak, jak by měly.
Technologie máme. Ale fungují správně?
Počítače, tiskárny, přístupy, systémy… všechno existuje. Jenže:
- něco není správně nastavené
- něco se používá jinak, než bylo zamýšlené
-
zaměstnanci používají nástroje každý jinak
-
vznikají „dočasná řešení“, která zůstanou napořád
Postupně vznikne prostředí, které sice funguje, ale neefektivně.
A hlavně: nikdo už neřeší proč.
Opakující se chyby, které se staly standardem
„Tohle občas zlobí.“
„Tohle musíš udělat takhle oklikou.“
„Tohle radši nedělej, to nefunguje.“
Typický příklad špatně nastaveného IT ve firmě.
Problém není, že chyba existuje.
Problémy opakující se každý den stojí firmu hodiny času - peněz.
Místo opravy vznikne návod, jak chybu obejít.
A ten se předává dál.
IT podpora jako opravář, ne jako řešení
Většina IT podpory funguje reaktivně, jen jako servis:
- něco nefunguje → opraví se
- někdo něco potřebuje → nastaví se
Ale málokdy se řeší příčina.
A ještě méně často to, jak by se tomu dalo příště předejít.
Chybí role „průvodce“:
někdo, kdo řekne:
„takhle to dělejte, bude to jednodušší“
- optimalizace IT procesů
- zjednodušení práce zaměstnanců
- školení a vedení, jak IT nástroje využívat naplno
Výsledek? Lidi si vytvářejí vlastní postupy. Často složitější, než je nutné. Potenciál IT zůtává nevyužítý.
Nástroje, které se využívají napůl
Firmy investují do systémů, které mají práci zjednodušit.
Jenže bez vedení zůstávají na půl cesty.
- komunikační nástroje
nástroj na komunikaci slouží jen jako chat -
sdílené disky
sdílený prostor jen jako úložiště -
firemní systémy
systém bez jasných pravidel a postupů
Lidé pak:
- věci obcházejí
- kombinují nástroje mezi sebou
- nebo se vrací k tomu, co znají
Ne proto, že by chtěli. Ale protože nevědí, že to jde lépe.
Technologie a příslušenství, které brzdí místo pomáhají
Velká část problémů není v softwaru, ale v každodenních drobnostech:
- špatně nastavené tiskárny
- nefunkční nebo pomalé připojení
- chybně nastavené přístupy
- zastaralé nebo nevhodné vybavení
- chybějící standardy
Tohle všechno vytváří zbytečné prostoje a neefektivitu práce.
Každý problém sám o sobě malý. Ale opakovaný desítkykrát denně.
Přístupy, hesla a bezpečnost jako vedlejší téma
Přístupy do systémů, externích portálů, bank nebo služeb jsou kapitola sama o sobě.
Realita ve firmách:
- hesla na papírku
- sdílení mezi kolegy
- jedno heslo pro více systémů
To není jen bezpečnostní riziko. Je to i ztráta času a zbytečný chaos:
- kdo má kam přístup
- kde jsou aktuální údaje
- co se stane, když někdo odejde
- kam si bezpečně uložit přihlašovací údaje.
Ztrácí se čas. A často i kontrola.
Chaos v komunikaci a práci
Neefektivní komunikace ve firmě jako skrytý problém IT
IT není jen o technologiích. Ale i o tom, jak lidé komunikují. Do toho všeho vstupuje běžná realita:
- informace na více místech
- nejasné postupy
- každý pracuje trochu jinak
Nejde o jeden velký problém.
Jde o prostředí, kde není jasno.
Neefektivita, která není vidět
Nikdo neztrácí dvě hodiny v kuse.
Ale:
- 5 minut tady
- 10 minut tam
- drobná zdržení, opravy, otázky
- nevhodné používání procesů
A hlavně neustálé přepínání pozornosti.
To je to, co stojí nejvíc energie.
Co s tím?
Nejde o to používat nové a další nástroje.
Fungují základní věci:
- mít jasno, jak se co dělá
- opravit opakující se problémy, ne je obcházet
- nastavit technologie tak, aby dávaly smysl
- a posunout IT z role „opraváře“ do role partnera
Technologie dnes umí práci výrazně zjednodušit.
Ale jen ve chvíli, kdy fungují správně — a lidi vědí, jak je používat.
Kolik věcí dnes děláte jen proto, že „se to tak prostě dělá“?
Se vším může poradit někdo z našich specialistů, jsou k dispozici i nezávazné konzultace a návrhy zvýšení efektivity. kontaktujte vyřešIT
Kompletní přehled oblastí, které vám můžeme vylepšit naleznete zde
Problém s tiskárnou
Zapomenuté heslo
Fefunkční přístup
Špatné nastavení