Nás se to netýká, nepotřebujeme to.

jsme malá firma

2/6 Série článků o firemních případech - Slepé skvrny firem

Jsme malá firma, nás se to netýká, nepotřebujeme to.

Tuhle větu slýchá skoro každý IT dodavatel nebo konzultant pravidelně. A zní logicky — proč investovat čas a peníze do věcí, které "velké firmy potřebují", když je vás pět v garáži?

Problém je, že u spousty technologických věcí nevíte, že je potřebujete — dokud je nepoznáte. A pak si říkáte, jak jste to mohli roky dělat jinak.

Nevíte, že něco potřebujete, dokud to nepoznáte

Nejde vždycky o velký systém za statisíce. Často je to banalita, kterou nikdo aktivně nevyhledává:

OCR skenování dokumentů — místo přepisování faktur nebo smluv ručně je systém přečte za vás
Dva monitory místo jednoho — zní to jako maličkost, ale u práce s daty nebo dokumenty ušetří desítky minut denně
Sdílený kalendář a organizér v e-mailu — místo dohadování termínů přes telefon nebo tříd zpráv vidí každý, kdo má kdy čas
Přístup k datům odkudkoliv — soubory na sdíleném úložišti místo jednoho počítače v kanceláři, ke kterému musí každý fyzicky dojít
Digitalizace místo obíhání kanceláří — dokument, který se schvaluje a podepisuje elektronicky na jednom místě, místo aby ho tři lidi postupně nosili z ruky do ruky a čekali, až se k tomu někdo dostane

Nikdo tyhle věci nevyhledává aktivně, dokud je jednou nezažije u někoho jiného a nedojde mu, kolik času roky zbytečně ztrácel. A přesně tenhle mechanismus platí i pro spoustu dalších oblastí kolem firemní technologie.

Kde všude firmě chybí přehled

Pár typických oblastí, kde "nás se to netýká" stojí víc, než se zdá:

Efektivita a automatizace — drobnosti jako OCR, sdílené šablony nebo automatické zálohy ušetří čas, který si nikdo nepočítá, dokud ho nemá
Nepodporované aplikace — software bez aktualizací dřív nebo později přestane fungovat s něčím, co potřebujete
Ochrana dat zaměstnanců — GDPR platí bez ohledu na velikost firmy. Excel tabulka s citlivými údaji na sdíleném disku je riziko, ne detail
Bezpečnost přístupů — malá firma s nezáplatovaným systémem a jedním sdíleným heslem je pro automatizované útoky stejně snadný cíl jako kdokoliv jiný

Digitalizace firmy

Digitalizace firmy se dnes často spojuje jen s velkými korporacemi, ale digitalizace firmy dává smysl v jakékoliv velikosti — od jednoho člověka po padesátičlenný tým. Digitalizace firmy neznamená drahý software na míru. Stačí menší kroky: sdílený kalendář, elektronické schvalování dokumentů nebo skenování faktur místo ručního přepisování.

Vyplácí se hlavně tam, kde firma zatím řeší věci "jak to vždycky dělala" — a právě tam bývá největší prostor ušetřit čas i peníze.

Jak poznat, že něco přehlížíte

Pár otázek, které to rychle odhalí:

Děláte pořád ručně něco, co by šlo automatizovat za pár hodin nastavení?
Víte, kdo z firmy naposledy aktualizoval hlavní software?
Ví někdo v týmu, jaká data o zaměstnancích a klientech vlastně máte a kde leží?
Máte zálohu dat, kterou jste v posledním půl roce reálně vyzkoušeli obnovit?

Pokud u víc než jedné otázky váháte, nejste "moc malí na to, aby vás to zajímalo" — jste přesně velcí akorát na to, aby vás to stálo čas i peníze.

Co s tím

Projděte si rutinní činnosti a zkuste najít tu jednu, kterou by šlo zautomatizovat nebo zjednodušit už teď
Vyřaďte nepodporovaný software, i když "zatím funguje"
Projděte, jaká data o lidech držíte a jestli je opravdu potřebujete všechna
Zapněte dvoufaktorové ověření a používejte správce hesel pro tým — nejlevnější kroky s největším dopadem
Otestujte zálohu — záloha, kterou jste nikdy nezkusili obnovit, není záloha