4/6 Série článků o firemních případech - Slepé skvrny firem

kompletní serii naleznete zde

Náklady na provoz IT

Možná každý měsíc platíte několik tisíc za IT služby, které vůbec nepotřebujete.

A možná o tom ani nevíte.

Ne proto, že by vám někdo chtěl zbytečně utrácet peníze. Ve firmách to většinou vzniká úplně přirozeně. Marketing potřebuje nový nástroj, tak si ho objedná. Obchod začne používat jinou aplikaci. IT pořídí licenci pro nový systém. Jeden člověk odejde, ale jeho účet zůstane aktivní. A někde mezitím běží předplatné, na které už si vlastně nikdo nevzpomene.

Jednotlivě jsou to malé částky.

Jenže 100 Kč tady, 1 000 Kč tam, několik tisíc za licence a další předplatné každý měsíc. Za rok už se bavíme o desítkách nebo klidně stovkách tisíc korun.

Kde ve firmě zbytečně utíkají peníze?

První otázka je jednoduchá:

Víte přesně, za co vaše firma každý měsíc platí v oblasti IT?

Ne „přibližně“. Opravdu přesně.

Kolik platíte za licence? Kolik za cloud, zálohy, hosting? Kolik za bezpečnostní nástroje? Kolik za různé SaaS aplikace?

A hlavně – kolik z těch služeb skutečně používáte?

Tohle je dobré jednou za čas projít. Nemusí jít o žádný velký projekt. Klidně jednou ročně udělat jednoduchou revizi IT nákladů.

Často totiž nejde o to, že by firma měla drahé IT.

Spíš platí za věci, které už nepotřebuje, nebo má služby nastavené způsobem, který dával smysl před několika lety, ale dnes už nemusí.

Příklad z praxe: Dropbox, když už máte OneDrive

Typická situace může vypadat třeba takhle.

Marketing si řekne, že potřebuje Dropbox pro sdílení souborů v týmu. Objedná se týmový tarif, nastaví se účty a všichni ho začnou používat. IT se to dozví jako posledni, aby mohl zakročit, protože celá firma už má Microsoft 365.

A v rámci něj mají zaměstnanci OneDrive, případně SharePoint, který pro spoustu podobných scénářů umí pokrýt přesně to, co od Dropboxu potřebují.

Takže firma platí Microsoft 365 a k tomu ještě Dropbox.

A protože Dropbox funguje a nikomu zásadně nepřekáží, nikdo se nad tím příliš nepozastaví.

Používat Dropbox není špatné. Pokud má konkrétní nástroj nějaký důvod, proč ho firma potřebuje, není problém ho používat.

Problém je, když už vlastně nikdo neví proč.

Přesně takové případy stojí za to při revizi IT nákladů hledat.

Levnější licence nejsou vždycky potřeba. Správně nastavené licence ano.

Když se řekne snížení nákladů na IT, člověk si často představí hledání nejlevnějšího poskytovatele.

To ale nemusí být první krok.

Začal bych u toho, jestli vůbec používáte správný typ licence.

Máte 50 lidí a všichni mají stejný tarif, protože se tak licence před lety nastavily?

Potřebují opravdu všichni stejné funkce?

Nemáte licence pro bývalé zaměstnance?

Neplatíte za někoho, kdo službu skoro nepoužívá?

A naopak nemáte někde lidi, kteří používají nástroj způsobem, pro který je současný tarif zbytečně drahý?

U větších firem může rozdíl mezi správně a špatně nastavenými licencemi znamenat poměrně zajímavé peníze.

A nemusíte kvůli tomu měnit žádný systém. Stačí správně nastavit to, co už máte.

Používáme vůbec všechny nástroje, za které platíme?

Další klasika jsou předplatná.

Za posledních několik let se jich ve firmách nahromadilo opravdu hodně. Projektové řízení, grafika, komunikace, AI nástroje, úložiště, podpis dokumentů, analytika, CRM, marketingové platformy…

A často je problém právě v tom, že je příliš jednoduché si další službu objednat.

Přijde potřeba → někdo najde nástroj → zaplatí se → začne se používat.

Málokdy už ale přijde druhá část procesu:

Potřebujeme ho ještě?

Proto je dobré si při revizi projít každou pravidelnou platbu a zeptat se, kdo ji používá a jak často.

Pokud za software platíte 2 000 Kč měsíčně a používají ho dva lidé jednou za měsíc, možná stojí za to podívat se na levnější variantu.

A možná zjistíte, že ho nepotřebujete vůbec.

Neexistuje dnes lepší nebo levnější alternativa?

Technologie se mění.

Služba, kterou jste před třemi lety vybrali jako nejlepší možnost, nemusí být nejlepší možností dnes. Mohla se změnit cena, nabídka konkurence, funkce jiných nástrojů nebo vaše vlastní potřeby.

Proto je dobré při pravidelné revizi IT nákladů položit ještě jednu otázku:

Kdybychom tento nástroj vybírali dnes, vybrali bychom ho znovu?

To je překvapivě dobrá otázka.

Možná zjistíte, že existuje levnější licence. Možná jiný nástroj nabízí podobné funkce. Možná už něco podobného máte v jiné službě, kterou stejně platíte.

A někdy může dávat smysl podívat se i na open source alternativy.

Neznamená to samozřejmě, že open source = zdarma. Pořád musíte řešit provoz, aktualizace, bezpečnost, podporu a čas lidí. Ale v některých případech může být zajímavou alternativou ke komerčnímu softwaru.

Checklist: rychlá revize IT nákladů

Pokud si chcete udělat vlastní kontrolu, nemusíte začínat žádnou složitou analýzou.

Projděte si například těchto deset bodů:

Ušetřit peníze neznamená všechno zrušit

Optimalizace IT nákladů není soutěž o to, kdo dokáže ve firmě zrušit více služeb.

Smyslem je mít přehled.

Vědět, co platíme, proč to platíme a kdo to používá.

Někde pak zjistíte, že můžete přejít na levnější licenci. Jinde sloučíte dvě služby do jedné. Něco úplně zrušíte. A u něčeho naopak zjistíte, že se vyplatí platit dál.

A to je vlastně ideální výsledek revize.

Nejde o to mít co nejlevnější IT.

Jde o to nemít zbytečně drahé IT.

Protože když se jednou za čas podíváte na náklady na provoz IT, můžete objevit poměrně jednoduché možnosti, jak snížit náklady, ušetřit peníze a zároveň nic důležitého ve firmě nerozbít.

A někdy je největší úspora opravdu jen v tom, že si někdo položí jednoduchou otázku:

„Proč to vlastně pořád platíme?“